Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad

LUDDY JULIANA URBINA ROJAS, identificada con NIT 1098625669-7 y titular del nombre comercial Filomena Studio, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recolectados mediante su tienda virtual, formularios, WhatsApp, correo electrónico, redes sociales y canales de atención.

Datos de contacto:

• Dirección física y de notificaciones: Carrera 53 # 13-379, Bucaramanga, Santander, Colombia.
• Correo: hello.filomenastudio@gmail.com
• WhatsApp: +57 301 784 1686

Esta política establece las reglas aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, actualización y supresión de datos personales tratados por Filomena Studio.

Su objetivo es informar de manera clara qué datos se recolectan, para qué se utilizan, durante cuánto tiempo se conservan, con quién pueden compartirse y cómo pueden ejercer sus derechos los titulares.

Filomena Studio podrá tratar, según la relación y el servicio:

• nombre y apellidos;
• número de identificación cuando sea necesario;
• correo electrónico;
• teléfono y WhatsApp;
• dirección y datos de envío;
• información de facturación;
• historial, estado y contenido del pedido;
• textos, nombres, fechas e instrucciones de personalización;
• mensajes y comunicaciones;
• fotografías, logos y archivos enviados para producir artículos;
• evidencias de entrega, garantía o reclamación;
• datos técnicos y registros de seguridad necesarios para operar el sitio;
• aceptación de términos, autorizaciones y políticas.

Filomena Studio no almacena directamente los números completos de tarjetas ni sus códigos de seguridad.

Los datos podrán utilizarse para:

• gestionar compras y pagos;
• diseñar, personalizar y fabricar productos;
• crear y administrar pedidos;
• contactar al cliente cuando falte información;
• enviar confirmaciones y actualizaciones;
• coordinar despachos y entregas;
• atender garantías, devoluciones, reclamos y solicitudes;
• prevenir fraude y proteger la seguridad de la tienda;
• cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de protección al consumidor;
• conservar evidencia de autorizaciones, transacciones y comunicaciones;
• mejorar productos, procesos y atención mediante información agregada o no identificable;
• enviar comunicaciones comerciales únicamente cuando exista una autorización válida o una base jurídica aplicable.

La autorización para comunicaciones promocionales deberá presentarse separada de la aceptación necesaria para comprar.

Las fotografías cargadas para Fotoimanes serán tratadas exclusivamente para:

• validar el archivo;
• preparar el diseño;
• producir el pedido;
• permitir la revisión y descarga administrativa necesaria;
• resolver novedades operativas; y
• cumplir el proceso de borrado definido.

No se utilizarán para publicidad, portafolios, redes sociales, entrenamiento de inteligencia artificial, reconocimiento facial, análisis biométricos o perfilamiento, salvo que exista una autorización independiente, específica y verificable para una finalidad distinta.

Cuando una fotografía incluya niños, niñas o adolescentes, su tratamiento se realizará con protección reforzada y únicamente para fabricar y entregar el producto solicitado.

La persona que carga la fotografía declara que:

• es mayor de edad;
• es madre, padre, representante legal o está debidamente autorizada por quien ejerce la representación del menor;
• el uso solicitado respeta el interés superior y los derechos del menor;
• ha considerado la opinión del menor cuando corresponda según su edad y madurez; y
• puede acreditar la autorización si fuera necesario.

Filomena Studio no publicará estas imágenes ni las usará con fines promocionales sin una autorización separada, expresa e informada del representante legal.

Para Fotoimanes se aplican las siguientes reglas:

1. Carga abandonada: las fotografías cargadas que no queden vinculadas a un pedido podrán borrarse después de setenta y dos (72) horas de inactividad.
2. Pedido activo: las fotografías se conservarán durante el tiempo necesario para producir y gestionar el pedido.
3. Pedido enviado: se programará su eliminación setenta y dos (72) horas después de que el pedido sea marcado como enviado en Shopify.
4. Cancelación o reembolso: podrá programarse su eliminación dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes al evento, respetando el plazo de eliminación más próximo que ya exista.
5. Pausa solicitada: el cliente podrá solicitar una pausa temporal antes del borrado. El máximo acumulado de pausas será de quince (15) días por paquete.
6. Eliminación: una vez borradas las fotografías, Filomena Studio podrá conservar únicamente registros técnicos, de seguridad, consentimiento y auditoría que no contengan el archivo fotográfico.

Los borrados programados se ejecutan mediante ciclos automáticos de limpieza que corren al menos una vez al día. Por ello, la eliminación efectiva ocurre a más tardar dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al vencimiento del plazo correspondiente.

Si las fotografías ya fueron eliminadas y el cliente requiere una nueva producción, podrá ser necesario cargarlas nuevamente.

El acceso humano administrativo a las fotografías de Fotoimanes estará restringido a LUDDY JULIANA URBINA ROJAS.

Los proveedores tecnológicos podrán procesar los archivos de forma automatizada como encargados técnicos, bajo medidas de acceso restringido y con las finalidades necesarias para operar el servicio.

Las fotografías se servirán mediante enlaces temporales y no se expondrán públicamente.

Para operar la tienda y prestar el servicio, Filomena Studio podrá transmitir datos a categorías de terceros como:

• Shopify, para comercio electrónico y pedidos;
• Wompi, Conexa u otros proveedores habilitados para pagos;
• transportadoras, para la entrega;
• Amazon Web Services, para almacenamiento privado de fotografías;
• Neon u otros proveedores de base de datos, para metadatos operativos;
• Vercel, para alojamiento de la aplicación;
• proveedores de autenticación del panel administrativo; y
• asesores o autoridades cuando exista obligación legal.

Cada tercero recibirá únicamente la información necesaria para la finalidad correspondiente.

Algunos proveedores tecnológicos pueden operar infraestructura fuera de Colombia. Esto puede implicar transmisión internacional de datos a encargados que procesan información por cuenta de Filomena Studio.

Filomena Studio procurará que dichos tratamientos se realicen bajo términos contractuales, medidas de seguridad y obligaciones de confidencialidad compatibles con la normativa aplicable.

El titular podrá:

• conocer los datos personales tratados;
• solicitar actualización o rectificación;
• conocer el uso dado a su información;
• solicitar prueba de la autorización, cuando proceda;
• solicitar supresión;
• revocar la autorización cuando sea legalmente procedente;
• acceder gratuitamente a sus datos;
• formular consultas y reclamos; y
• presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite correspondiente ante Filomena Studio.

La supresión o revocación podrá no proceder cuando exista un deber legal o contractual de conservar determinada información.

Las consultas deberán enviarse a hello.filomenastudio@gmail.com e incluir información suficiente para identificar al titular y la solicitud.

Serán atendidas dentro de los términos previstos por la legislación colombiana. Cuando no sea posible responder dentro del término inicial, se informará el motivo y la fecha de respuesta.

Los reclamos por corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento deberán contener:

• identificación del titular;
• descripción clara de los hechos;
• datos de contacto;
• documentos o evidencias disponibles; y
• la solicitud concreta.

Si el reclamo está incompleto, Filomena Studio podrá solicitar la información faltante. Será atendido dentro de los términos legales aplicables.

Filomena Studio adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar pérdida, adulteración, acceso, divulgación o uso no autorizado.

Ningún sistema es completamente infalible. En caso de un incidente que pueda generar riesgos relevantes, se aplicarán los procedimientos y comunicaciones exigidos por la normativa.

Esta política rige desde la fecha de su publicación en el sitio web de Filomena Studio.

Las modificaciones importantes se publicarán en el sitio web. Cuando un cambio altere sustancialmente las finalidades o condiciones de una autorización, se solicitará una nueva autorización cuando corresponda.